Pijnpunt van facilitymanagers

Haal de verdeeldheid weg tussen afdelingen

Wie als facilitymanager een optimale werkomgeving wil bieden, moet aan de slag met automatisering. Dat klinkt misschien als marketingpraat uit de jaren ‘90. Maar automatisering, workflows en integratie van processen en services zijn bij uitstek relevant voor de facilitymanager van vandaag.

Doorbreek barrières
De afgelopen jaren zijn de taken en verantwoordelijkheden van facilitymanagers snel veranderd. Een belangrijke reden daarvoor is dat medewerkers eenvoudig van beschikbare services en faciliteiten gebruik willen maken. Welke afdeling hen voorziet van welke services en faciliteiten is irrelevant voor een medewerker. De juiste middelen moeten op de juiste tijd en plek beschikbaar zijn. In een organisatie die bestaat uit eilandjes of silo’s is dit steeds moeilijker te realiseren. De facilitymanager heeft een dagtaak aan het aansturen van medewerkers en het onderzoeken van vraagstukken. Dat kan efficiënter en doeltreffender.

Een benadering van facilitymanagement die naadloos aansluit bij de verwachtingen van medewerkers is dus noodzakelijk. Er zijn verschillende manieren om dit te bereiken. Technologie speelt daarbij altijd een sleutelrol. Maar minstens zo belangrijk is de organisatorische verandering. Om effectief gebruik te maken van technologie, moeten de barrières tussen afdelingen worden doorbroken. Dat kan tot weerstand leiden, bijvoorbeeld omdat de indruk kan ontstaan dat facilitymanagement verantwoordelijkheden claimt die traditioneel bij andere afdelingen horen. Zonder voldoende aandacht voor de organisatorische verandering is het nagenoeg onmogelijk om facilitymanagement naar een volgend niveau te brengen.

Automatiseren geeft meer grip
Vanuit technologisch oogpunt is het van belang om processen te versimpelen en waar mogelijk te automatiseren. Niet langer hoeft een medewerker bij een kapotte beamer in een vergaderzaal op zoek naar de juiste afdeling om hem te helpen. Hij meldt zijn probleem via hetzelfde kanaal als waar hij de ruimte heeft geboekt. Deze melding komt automatisch bij de juiste persoon terecht, die er de juiste prioriteit aan geeft.

Medewerkers zitten op deze manier steeds meer zelf achter het stuur. Daarvoor is een krachtig platform nodig dat al deze verschillende processen in goede banen leidt en uitgebreide rapportagemogelijkheden biedt. Tegelijkertijd moeten zowel klanten, eindgebruikers als verschillende afdelingen op een eenduidige manier over het platform met elkaar kunnen communiceren, zodat de juiste workflows ontstaan.

4Facility is voor al deze vereisten uitermate geschikt. Het biedt de mogelijkheid om allerlei typen aanvragen automatisch bij de juiste afdelingen te beleggen, terwijl de facilitymanager meer controle krijgt over processen. De klant of eindgebruiker zal daar snel de voordelen van ondervinden. En dat is uiteindelijk waar het om draait.